Documentos Fiscais: Entenda o que são

Os empresários costumam ter muita dor de cabeça com a burocracia das documentações que existe no país – empreender não é tarefa fácil e exige conhecimento jurídico. Os documentos fiscais são alguns dos primeiros tópicos a serem pensados, afinal, ninguém quer manter um negócio próspero sem que esteja em conformidade com a lei. Mas o que eles são, para que servem e será que é realmente necessário guarda-los por muito tempo? Para facilitar o seu entendimento sobre esse assunto e responder todos esses questionamentos, que é muito comum no mundo empresarial, criamos este artigo. Dividimos ele em tópicos curtos para que a leitura fique mais dinâmica. ## O que são documentos fiscais? A fiscalidade é um processo pelo qual há a arrecadação de receitas por parte do estado (Receita Federal) visando o investimento aplicado nas necessidades dos cidadãos. Logo, um documento fiscal é algo que prove a transação de vendas e compras de serviços e produtos das companhias para as pessoas ou para outras empresas. De todos os documentos fiscais existentes (que são muitos) o mais conhecido é a nota fiscal. Porém, não há um único modelo padronizado para uma nota como esta – isso se explica pelo fato de haver dois tipos de impostos (serviços e produtos). Além dela há os carnês de pagamento, ingressos, cupons, recibos, declarações, autorizações… Tudo isso faz parte dos documentos fiscais. O que é importante saber é que, conforme o Ministério da Fazenda, todas as instituições que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir tais documentos – mesmo que a prestação seja isenta dos impostos. No mercado existem também os documentos não fiscais, que não são aconselháveis pelo Ministério e pode resultar em multas e complicações judiciais. ## É preciso guardar os documentos fiscais? Esses documentos legais são necessários na hora de fazer a declaração de impostos e o recomendado é que sejam guardados por, ao menos, 5 anos. Há algumas dicas importantes: os cupons de prestação de serviço devem ser armazenados a se contar do dia da prestação da atividade. E o livro fiscal, desde a data de encerramento. Já os documentos que estão em casos de processos em andamento devem ser arquivados até que a decisão seja concluída. ## E os documentos fiscais eletrônicos – são iguais? Para fiscalizar ainda mais as empresas, o governo implantou a Nota Fiscal Eletrônica – a mudança é para o fato de que a prestação de serviços a Receita Federal é feita de forma mais rápida. Além disso, a economia para a empresa está na infraestrutura, já que não é mais necessário arquivar todos os papeis de forma física. ## A Credibilidade dos Documentos Fiscais O fisco costuma dar bastante atenção para a credibilidade do documento fiscal. Dessa forma, os agentes observam itens como a razão social, inscrição, o tipo de nota fiscal, a quantidade, datas… Tudo isso para garantir a plena credibilidade. Para a Fazenda, essa análise evidencia a existência de uma empresa e é um termômetro da atividade, que acusa as altas e as baixas da vida comercial. ## Como organizar os documentos fiscais na sua empresa Independente se os documentos são físicos ou digitais, a disposição deles dentro de um negócio comercial é importante independente do tamanho da sua empresa. Uma dica simples e que faz todo sentido é organizar os “papéis” por categorias, que podem ser divididas por datas ou por tipo de documento ou por clientes e fornecedores. Se a sua empresa for muito grande, você deverá definir também um dia exato para o arquivamento de tais documentos fiscais – isso ajuda na rotina de trabalho e facilita a consulta de informações. Com a mudança tecnologia, novas portas foram abertas para essa gestão. Atualize-se mantendo a segurança dos arquivos e com profissionais especializados. Depois de esclarecer suas dúvidas sobre os documentos fiscais, você precisa saber como traduzir em inglês, saiba mais! ## Quais são os principais tipos de documentos fiscais? Esse trabalho burocrático não acontece apenas na abertura de uma empresa. Um negócio para funcionar bem e dentro da lei precisa manter suas obrigações durante os anos de operação. Selecionamos alguns dos documentos fiscais mais importantes de uma empresa, confira! ## Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) O CNPJ é muito parecido com o CPF (Cadastro de Pessoa Física) – enquanto um é destinado para as empresas, o outro é para as empresas. Sem um CNPJ a empresa não fica oficializada, ou seja, não pode emitir seus próprios documentos fiscais, inclusive, fica impossível efetivar as compras e as vendas. ## Alvará de Funcionamento Para a empresa funcionar, ela precisa estar de acordo com os critérios municipais, independente se for um comércio, prestação de serviço ou indústria (além de outras atividades). Isso quer dizer que o estabelecimento precisará ter um alvará mostrando que está apto para funcionar. A autorização tem que ser renovada de tempos em tempos. Sem o alvará, a empresa pode ser interditada a qualquer momento. ## Inscrições Estadual e Municipal Isso tem a ver com o tipo de atividade que a empresa vai exercer. Todas precisam estar inscritas na Secretaria Estadual da Fazenda. O documento, que também é fiscal, deve ser obtido uma única vez e é responsável pela comunicação entre a empresa e os órgãos públicos. ## Os Livros Contáveis e Fiscais As operações com esses fins precisam ser registradas diariamente e tem que ficar sob a guarda da própria empresa. Geralmente, usam-se livros diários, entradas e saídas, controle de estoque. A ideia é anotar toda movimentação da empresa, inclusive, as transações bancárias, de mercadorias, de impostos, entre outras. ## As Notas Fiscais Esse é o documento mais conhecido, mas também que causa mais transtorno na vida dos empresários. A emissão da NF é obrigatória para quase todas as empresas e aí é que vale a ideia de armazenar por, ao menos, 5 anos. ## A importância dos documentos fiscais Além de entender o que é um documento fiscal e quais são os tipos do mercado, o empreendedor precisa levar em conta que a organização pode fazer toda a diferença – afinal, nunca se sabe quando você vai precisar deles. Outro ponto importante é sobre a importância de ter esses documentos na sua empresa – isso a torna válida, ativa e pronta para crescer.