WMS integrado ao TMS: como funciona o armazém da transportadora

Um WMS integrado ao TMS é o sistema que controla o armazém (o que entrou, onde está guardado e o que saiu) usando os mesmos dados do sistema que controla o transporte. Para a transportadora que também guarda mercadoria de cliente, isso quer dizer uma coisa bem prática: a nota fiscal que chega na doca é a mesma que vai acompanhar a carga na saída e aparecer no CT-e, sem ninguém digitar tudo de novo.

Este guia explica o que um sistema de gestão de armazém faz, onde a operação costuma perder controle quando armazém e transporte vivem em sistemas diferentes e como funciona cada etapa do fluxo, do recebimento ao inventário. No fim, há um checklist para avaliar qualquer WMS e a descrição de como o SmartWMS, da TranspNet, trabalha junto com o SmartGT.

O que é um WMS e por que a transportadora com armazém precisa de um

WMS vem do inglês Warehouse Management System, ou sistema de gestão de armazém. Ele registra cada volume que entra, define em que posição ele fica guardado, orienta a separação dos pedidos e mantém o saldo de estoque de cada cliente atualizado. O TMS (Transportation Management System) cuida da outra metade: coleta, emissão de CT-e e MDF-e, viagens, frete e cobrança.

Muita transportadora começa a armazenar quase sem perceber. Um cliente pede para deixar a mercadoria alguns dias antes da entrega, outro precisa de um ponto de apoio na região, e logo existe um galpão com produtos de vários donos. Os modelos mais comuns são:

• Armazém geral: a empresa guarda mercadoria de terceiros e responde pelo que está sob sua custódia.
• Crossdocking: a carga entra, é separada por destino e sai em outro veículo em pouco tempo, quase sem ficar parada.
• Operador logístico: a empresa assume armazenagem, separação de pedidos e entrega para o cliente.

Enquanto o volume é pequeno, uma planilha resolve. O problema aparece quando o cliente liga e pergunta quanto ainda tem de saldo de um produto, ou quando ninguém sabe dizer em qual canto do galpão está o palete que precisa sair hoje. A partir daí, a falta de controle vira custo: tempo procurando mercadoria, entrega errada e discussão sobre falta de produto no fim do mês.

Armazém e transporte em sistemas separados

Algumas empresas resolvem o armazém com um sistema avulso, sem ligação com o ERP de transporte. Funciona, mas cria retrabalho. A NF-e de entrada é lançada no sistema do armazém; na saída, os dados da nota são digitados de novo para emitir o CT-e. Cada redigitação é uma chance de erro: quantidade trocada, volume a menos, peso diferente.

Um exemplo comum: o armazém registra 120 caixas de um produto, mas o faturamento do frete considera 112, porque alguém lançou uma nota de saída com a quantidade errada. Ninguém percebe até o inventário do mês, quando o saldo físico não bate com o sistema e começa a caça ao erro. Com WMS e TMS lendo a mesma base de notas, essa diferença aparece no momento da operação, e não semanas depois.

Como funciona o fluxo do armazém, etapa por etapa

O caminho da mercadoria dentro do armazém segue uma ordem parecida em quase toda operação. Entender cada etapa ajuda a saber o que cobrar de um sistema.

1. Recebimento com conferência

O caminhão encosta na doca com três notas fiscais que somam 40 volumes. O conferente conta o que desceu e encontra 39. Em vez de anotar num papel, ele registra a divergência no sistema, indicando o tipo: falta, excesso ou item trocado (chegou um produto diferente do que está na nota). Esse registro protege a transportadora, porque mostra que a diferença já veio do remetente.

Antes do recebimento, entra o agendamento de docas: cada chegada tem dia e horário marcados, o que evita fila de caminhões no pátio e equipe parada em outros momentos do dia.

2. Etiquetagem e endereçamento

Cada volume recebe uma etiqueta com código (de barras ou QR code) que o identifica até a saída. Em seguida vem o endereçamento: o volume é guardado numa posição com endereço próprio, como se fosse rua, prédio e andar. Por exemplo, "rua B, posição 12, nível 3". Quando a posição tem limite de capacidade, o sistema impede que alguém tente colocar ali mais do que cabe.

Na prática, quem vai buscar a mercadoria depois não precisa conhecer o galpão de memória. O sistema diz onde está.

3. Separação e pedido de carga

Quando o cliente pede uma saída, o armazém monta a separação: a lista do que precisa ser retirado e de quais posições. Um bom WMS sugere os volumes pela regra PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), para que a mercadoria mais antiga saia antes. Isso importa muito para produtos com validade ou que perdem valor com o tempo parados.

4. Expedição

Os volumes separados são conferidos de novo na saída e seguem para o veículo, acompanhados da NF-e de saída. Num sistema integrado, essa mesma nota é usada pelo transporte, e o CT-e emitido fica visível para quem cuida do armazém. Assim, o operador consegue responder ao cliente que a mercadoria saiu, em qual nota e em qual conhecimento.

5. Inventário rotativo

Parar o galpão inteiro uma vez por ano para contar tudo custa caro. O inventário rotativo divide essa contagem em partes: a cada dia ou semana, a equipe confere algumas posições, e com o tempo o armazém todo passa pela checagem sem interromper a operação.

Três cuidados deixam essa contagem confiável. Na contagem às cegas, quem conta não vê a quantidade que o sistema espera, para não ser influenciado. Na dupla contagem, outra pessoa confere a mesma posição quando há diferença. E o ajuste com aprovação exige que um responsável autorize qualquer correção de saldo, o que evita que alguém "acerte" o estoque sem explicação.

E as avarias?

Caixa amassada, embalagem molhada, produto quebrado: avaria acontece. O ideal é registrar com fotos no momento em que ela é percebida e bloquear o volume (deixar em quarentena), para que ele não seja separado por engano até alguém decidir o que fazer com ele.

O que olhar ao escolher um sistema de gestão de armazém

Cada operação tem suas particularidades, mas algumas perguntas ajudam a separar um WMS que vai funcionar no dia a dia de um que vai virar planilha paralela em poucos meses.

O item do coletor de dados costuma ser subestimado. O conferente passa o turno inteiro com o aparelho na mão, andando entre corredores. Se a tela for pequena demais, lenta ou cheia de campos, a equipe volta para o papel e o sistema perde a razão de existir.

Como o SmartWMS trabalha integrado ao SmartGT

O SmartWMS – Gestão Inteligente de Armazéns é o sistema de gestão de armazém da TranspNet. Ele roda na web, já está em produção numa operação de cliente e funciona junto com o SmartGT, o ERP da TranspNet para transportadoras, no mesmo banco de dados do contrato. Na prática, o armazém trabalha com as notas fiscais de entrada e de saída que já estão no ERP e enxerga os CT-e emitidos, sem cadastro duplicado.

O que o SmartWMS cobre hoje:

• Recebimento com conferência e registro de divergência: falta, excesso ou item trocado.
• Etiquetagem com QR code, com impressão direta na impressora de etiquetas.
• Endereçamento de cada volume numa posição, com limite de capacidade por posição.
• Separação de pedidos e pedido de carga com sugestão pela regra PEPS.
• Inventário rotativo com contagem às cegas, dupla contagem e ajuste com aprovação.
• Agendamento de docas.
• Registro de avarias com fotos e bloqueio (quarentena) do volume.
• Painel de indicadores, extrato do cliente e relatórios, como movimento de estoque em Excel e cobrança por metragem.
• Telas pensadas para coletor de mão, com proteção contra leitura repetida da mesma etiqueta.

O SmartWMS é um módulo contratado à parte. A implantação é acompanhada pela equipe da TranspNet, que ajuda a configurar endereços, docas e rotinas de acordo com o jeito de trabalhar de cada armazém. Para saber mais sobre a parte de transporte, veja também a página do TMS para gestão de transporte e o guia sobre como escolher um sistema para transportadora. Dúvidas comerciais podem ser enviadas para [email protected].

Perguntas frequentes sobre WMS integrado ao TMS

Qual a diferença entre WMS e TMS?

O WMS controla o que acontece dentro do armazém: recebimento, endereçamento, separação, expedição e inventário. O TMS controla o transporte: coleta, emissão de CT-e e MDF-e, viagens e frete. Integrados, os dois usam as mesmas notas fiscais e evitam digitação em dobro.

O que é inventário rotativo?

É a contagem do estoque feita por partes, de forma contínua, em vez de parar o armazém inteiro de uma vez. A cada rodada, a equipe confere algumas posições. Com contagem às cegas e dupla contagem, o resultado fica mais confiável.

O que é endereçamento no armazém?

É dar a cada posição do galpão um endereço próprio, como rua, posição e nível, e registrar em qual endereço cada volume foi guardado. Assim, qualquer pessoa encontra a mercadoria pelo sistema, sem depender da memória de quem guardou.

Para que serve o coletor de dados?

O coletor de dados é um aparelho de mão que lê etiquetas de código de barras ou QR code. Com ele, o conferente registra entradas, saídas e contagens no próprio corredor, sem anotar em papel para digitar depois.

Como o SmartWMS se conecta ao SmartGT?

O SmartWMS foi feito para trabalhar junto com o SmartGT, no mesmo banco de dados do contrato, usando as NF-e de entrada e de saída do ERP e mostrando os CT-e emitidos. Ele é contratado como módulo à parte, com implantação acompanhada pela equipe TranspNet.